Al leer este artículo , de refactoring.fm , volví a plantearme cómo en mi día a día, con clientes o con miembros del equipo, abusamos de las reuniones y como finalmente son un pozo sin fondo de energía y tiempo en detrimento de la productividad.
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Introducción
Qué son las reuniones “silenciosas” y que problemas acarrean Las reuniones “silenciosas” se han convertido en un desafío para muchas organizaciones.
Se refieren a esas reuniones en las que los participantes no interactúan de manera activa, donde hay una falta de comunicación y colaboración, y donde a menudo, la mayoría permanece en silencio mientras uno o pocos hablan.
Estas reuniones, en lugar de ser productivas y contribuir a la toma de decisiones y el avance de proyectos, tienden a consumir tiempo y recursos sin generar resultados significativos.
La falta de interacción puede deberse a diversas razones: desde la falta de preparación y claridad sobre el propósito de la reunión, hasta la inseguridad o desconexión de los participantes.
Encuesta de Pluralsight de 2017 y cómo afecta a la productividad
Es fundamental identificar y abordar estas barreras para garantizar que las reuniones sean herramientas efectivas en lugar de obstáculos en la organización.
En el artículo de refactoring.fm se habla de la encuesta que pluralsight realizó hace unos años, época de prepandemia donde el segundo motivo de improductividad de los participantes eran el exceso de reuniones:
Me hace mucha gracia el enunciado de la encuesta: “Reuniones donde la mayor parte del tiempo estoy en silencio”. 😅
Just let me do my job, dejame hacer mi trabajo. 37Signals, la creadora de unos software de gestión de proyectos más veterano,Basecamp, ha centrado una campaña comercial en lo negativo de estos “mettings” totalmente improductivos, las distracciones y la falta de foco.
Metodologías para mejorar la eficiencia de las reuniones.
El objetivo es brindar a los líderes de equipos, gerentes y participantes de reuniones, herramientas y estrategias que puedan aplicar para combatir la inercia de las reuniones “silenciosas”.
A través de una variedad de metodologías y técnicas, buscamos transformar la dinámica de las reuniones, promoviendo la participación activa, el intercambio de ideas y la toma de decisiones efectiva.
Es esencial que las reuniones no solo sean vistas como una obligación o un simple chequeo, sino como una oportunidad para colaborar, innovar y avanzar hacia los objetivos comunes.
Planificación y preparación previa a la reunión
Establecer objetivos claros y una agenda detallada.
La claridad en el propósito y la dirección de una reunión son fundamentales para su éxito.
Antes de convocar una reunión, es esencial definir qué se espera lograr con ella.
¿Se busca tomar una decisión importante? ¿Resolver un problema específico? ¿Compartir información o avances?
Una vez determinado el objetivo, es crucial diseñar una agenda detallada que sirva como guía durante la reunión. Esta agenda debe ser compartida con todos los participantes con suficiente antelación, permitiéndoles prepararse adecuadamente.
Además, al tener una estructura y un plan, se evita desviarse del tema y se garantiza que todos los puntos críticos sean abordados.
Invitar solo a las personas relevantes para el tema de discusión
No todas las reuniones requieren la presencia de todo el equipo o departamentos completos.
Es esencial determinar quiénes son los individuos clave cuya participación es crucial para la discusión y decisión en cuestión.
Al limitar la participación a aquellos directamente involucrados o afectados, se promueve una interacción más significativa y se reduce la posibilidad de distracciones o desvíos en el tema.
Además, al no convocar a personas que no tienen una relación directa con el asunto a tratar, se respeta su tiempo y se les permite concentrarse en otras tareas importantes.
Proporcionar información previa a la reunión para que los asistentes puedan prepararse
El flujo de la reunión puede ser significativamente más eficiente si todos los participantes llegan con un entendimiento previo del tema a discutir.
Por lo tanto, es beneficioso proporcionar a los asistentes cualquier material, informe o datos relevantes antes de la reunión.
Esto les permite revisar, formular preguntas, identificar áreas problemáticas o simplemente familiarizarse con el contexto.
Cuando todos están preparados, se evita perder tiempo en poner al día a los participantes, y se puede pasar rápidamente a la discusión sustantiva y a la toma de decisiones.
Metodologías y técnicas de reuniones eficientes
SCRUM y sus Daily Stand-ups: reuniones breves y enfocadas
SCRUM es un marco de trabajo ágil que permite gestionar proyectos y desarrollar productos de alta calidad. Uno de sus elementos esenciales son las “Daily Stand-ups” o reuniones diarias de pie.
Estas reuniones tienen una duración máxima de 15 minutos y sirven para compartir rápidamente el progreso, identificar obstáculos y definir el plan del día.
Al ser breves y realizarse de pie, fomentan la concentración y evitan divagaciones.
Cada participante comparte lo que hizo el día anterior, lo que hará ese día y cualquier impedimento que pueda tener.
Esta estructura permite mantener a todos informados y rápidamente identificar y resolver problemas.
Lean Coffe: reuniones estructuradas y basadas en el interés de los participantes.
Lean Coffee es una metodología de reunión que prioriza la participación y las discusiones basadas en los intereses y preocupaciones de los asistentes.
Al inicio, cada participante propone temas o preguntas y se votan para determinar el orden de discusión. Luego, se discute cada tema durante un tiempo determinado (generalmente 5 a 10 minutos).
Si al concluir ese tiempo, los participantes desean continuar discutiendo el tema, se vota si se extiende el tiempo o se pasa al siguiente punto.
Esta estructura garantiza que se traten los temas más relevantes y que todos tengan voz.
Pomodoro: dividir las reuniones en bloques de tiempo para mantener la concentración.
La técnica Pomodoro, aunque tradicionalmente se usa para la gestión del tiempo en tareas individuales, también puede adaptarse a reuniones.
Consiste en trabajar de manera intensa y concentrada durante bloques de tiempo (por ejemplo, 25 minutos), seguidos de un breve descanso (5 minutos).
Aplicado a las reuniones, este enfoque puede ayudar a mantener la energía y el enfoque de los participantes, garantizando que la reunión sea productiva.
Tras cada bloque, se puede evaluar rápidamente lo discutido y decidir los puntos a tratar en el siguiente bloque.
Round Robin: método de rotación que asegura que todos los asistentes tengan la oportunidad de hablar y participar.
El método Round Robin es una técnica sencilla pero efectiva para garantizar la participación de todos en una reunión. En lugar de permitir intervenciones abiertas, se da la palabra a cada participante de forma rotativa.
Cada persona tiene un tiempo determinado para compartir su opinión, hacer preguntas o aportar información.
Esto evita que una o dos voces dominen la reunión y garantiza que incluso aquellos que suelen ser más reservados tengan la oportunidad de contribuir.
Fomentar la participación y el compromiso
Establecer un ambiente de confianza y apertura
Un ambiente en el que los participantes se sientan seguros y valorados es esencial para una comunicación efectiva. Las reuniones deben ser espacios en los que las opiniones sean respetadas, sin temor a represalias o juicios negativos.
Los líderes tienen la responsabilidad de crear y mantener esta atmósfera, animando a la honestidad, aceptando críticas constructivas y evitando cualquier forma de menosprecio o rechazo.
Un ambiente de confianza y apertura incentiva a los miembros a compartir ideas, preocupaciones y soluciones, lo que enriquece la discusión y facilita la toma de decisiones.
Incentivar la participación y el intercambio de ideas
Para que una reunión sea verdaderamente efectiva, es vital que todos los participantes se sientan incentivados a contribuir.
Esto puede lograrse a través de varias estrategias: formulando preguntas abiertas, reconociendo y valorando las contribuciones de cada persona, o incluso utilizando técnicas de gamificación para hacer la reunión más interactiva.
Además, es fundamental evitar que las reuniones se conviertan en monólogos; el objetivo es que sean diálogos dinámicos y colaborativos.
Evitar la dominación de una sola persona en la conversación
Una de las barreras más comunes en las reuniones es cuando una o pocas personas dominan la conversación, dejando poco espacio para que otros participen.
Los líderes y moderadores deben estar atentos a este desequilibrio y tomar medidas para equilibrar la participación.
Esto puede lograrse estableciendo reglas claras desde el inicio, como limitar el tiempo de intervención o usar la técnica Round Robin, como se mencionó anteriormente.
Es vital recordar que la diversidad de opiniones enriquece la discusión y conduce a soluciones más integradoras y efectivas.
Utilizar herramientas para facilitar la comunicación y la colaboración.
En la era digital, hay una multitud de herramientas disponibles que pueden mejorar la eficiencia y productividad de las reuniones.
Herramientas de videoconferencia, software de gestión de proyectos, aplicaciones de brainstorming y plataformas de colaboración en tiempo real pueden hacer que las reuniones sean más interactivas y efectivas.
Además, para equipos distribuidos geográficamente, estas herramientas son esenciales para mantener la cohesión y asegurar que todos estén en la misma página.
Seguimiento y evaluación de la reunión
Designar responsabilidades y plazos claros para las acciones acordadas
Una reunión productiva no termina simplemente con la toma de decisiones; es crucial que esas decisiones se traduzcan en acciones concretas.
Para que esto ocurra, es necesario asignar responsabilidades específicas a los participantes.
¿Quién se encargará de qué tarea? ¿En qué plazo?
Es recomendable asignar y aclarar estas responsabilidades antes de finalizar la reunión.
Además, se puede considerar la creación de un “mapa de responsabilidades” que detalle quién es responsable de cada acción, para evitar confusiones y garantizar la rendición de cuentas.
Enviar un resumen por escrito de lo discutido y los próximos pasos
Una vez finalizada la reunión, es útil enviar un resumen por escrito de lo que se discutió, las decisiones tomadas y los próximos pasos a seguir.
Este documento no solo sirve como un registro oficial de la reunión, sino que también refuerza el compromiso y proporciona una referencia clara para aquellos involucrados en la implementación.
Idealmente, este resumen debe ser enviado lo antes posible mientras el contenido de la reunión todavía está fresco en la mente de los participantes.
Obtener retroalimentación de los participantes para mejorar futuras reuniones
La mejora continua es esencial para garantizar la eficiencia y productividad de las reuniones a largo plazo. Una excelente forma de lograr esto es solicitar retroalimentación de los participantes después de cada reunión.
Esto puede hacerse a través de encuestas breves, feedback directo o sesiones de revisión.
Al conocer qué aspectos funcionaron bien y cuáles necesitan ajustes, se pueden realizar modificaciones para que las futuras reuniones sean más efectivas.
La retroalimentación es una herramienta poderosa que, si se utiliza correctamente, puede transformar la cultura de reuniones en una organización.
Conclusión
Las reuniones “silenciosas” afectan la productividad
Las reuniones “silenciosas”, donde pocos hablan y muchos simplemente asisten, pueden ser síntomas de una dinámica ineficaz que afecta negativamente la productividad de un equipo.
Es esencial entender que una reunión no es productiva simplemente porque se ha llevado a cabo; su verdadero valor radica en los resultados tangibles y en el empoderamiento colectivo.
Al enfrentar y superar el desafío de las reuniones “silenciosas”, las organizaciones no solo optimizan su tiempo y recursos, sino que también promueven una cultura de colaboración y compromiso.
Adaptar las metodologías y técnicas a las necesidades específicas del equipo
No hay un enfoque único para conducir reuniones efectivas; lo que funciona para un equipo o una organización puede no ser adecuado para otro.
Por lo tanto, es crucial que las metodologías y técnicas se adapten y modifiquen según las características, necesidades y dinámicas específicas de cada equipo.
Una mentalidad flexible y adaptable no solo asegura que las reuniones sean relevantes y efectivas, sino que también demuestra un compromiso genuino con el bienestar y la eficiencia del equipo.
La mejora continua es clave para el éxito
La eficiencia de las reuniones no es un destino final sino un viaje constante de mejora y adaptación. A medida que los equipos evolucionan, las metas cambian y surgen nuevos desafíos, es imperativo que la forma en que se llevan a cabo las reuniones evolucione también.
Adoptar una postura de mejora continua, estar dispuesto a aprender de los errores y ajustar las estrategias según sea necesario son pasos fundamentales para garantizar que las reuniones no solo sean eficientes, sino también valiosas y enriquecedoras para todos los participantes.